Get Things Done

Hoy comienzo mi camino en las artes arcanas del GTD, un sistema para organizar el flujo de trabajo. Este año tengo varios proyectos, libros y un torbellino de cosas que quiero lograr y como no quiero volverme loco, he decido implementar este sistema tanto en mi vida personal como en mi trabajo y el objetivo es convertirlo en un hábito.

De lo poco que he leído sobre él, se escucha algo difícil de hacer y algo que requiere disciplina, así que me voy a poner a prueba en estos puntos, quiero hacerlo porque se dice, el sistema es muy bueno.

¿Qué es?
Es una metodología o flujo de trabajo que funciona bajo la premisa de que si liberamos nuestra mente de todos los detalles y cosas superfluas que surgen a la hora de organizar un proyecto o actividad podremos entonces dedicar nuestro valioso tiempo a de hecho realizar tal actividad o proyecto.

"No ocupes tu mente en organizar, ocupala mejor en crear y disfrutar."

• Es un cambio muy grande los hábitos de organización. Eso si se tiene cierta organización.
• No hay "listas de tareas" clásicas. Aunque si se asignan prioridades de forma inteligente.
• Un flujo de cuatro pasos a seguir de forma estricta.
• Aplicable al trabajo y a la vida diaria ( "contextos").

¿Qué necesito?

• Aprender y habituarse al método: flujo de los 4 pasos.
• Aplicación web o móvil  que pueda sincronizar.
• No es el método definitivo, no es para todos...
• Paciencia: no desesperar, persistir.

¿En qué consiste?

A grandes rasgos, cada actividad que tengamos que realizar, pendiente, idea, a la que se le tenga que invertir  determinada cantidad de tiempo, la vamos a sacar de nuestra mente inmediatamente y la vamos a trasladar a un "inbox" o contenedor. Este "inbox" va a contener en primera instancia todas las actividades como primer paso, y al cual llamamos "recopilar". Entonces tendremos una lista de actividades, es decir cosas que requieren de acción, no archivos, no contenido (sonido, imágenes, vídeo), no contactos, sólo acciones.

GTD está concebido para ser ágil, y los procesos que lo componen deben de ser lo más simplificados y sencillos posibles para poder surtir efecto y lograr una mejoría, si no, sólo estaríamos entorpeciendo nuestro trabajo.

Después pasamos a la etapa de "procesar", en este momento actuamos sobre el bonche de actividades y debemos desarrollar la capacidad para valorar como reaccionamos ante las distintas actividades, en realidad suena más complejo de lo que es. Sólo preguntarnos si la actividad la podemos realizar en seguida, depende únicamente de nosotros o si requiere de alguien más para completarse.

Si la actividad no nos llevará mas de un tiempo mínimo como 2 o 5 minutos, la realizamos enseguida y así la sacamos de nuestros quehaceres. Si depende únicamente de nosotros la archivamos. Si depende de alguien más la delegamos.

Este paso esta complementa con el siguiente, que es el de "organizar", en el cual distribuimos todas las actividades de acuerdo a su naturaleza o estado. Se recomiendan 4 carpetas, conjuntos o estados: "Próximo", "Proyecto", "En Espera", "Algún día".

Las actividades de carácter urgente e inmediato las almacenamos en "Próximo", como las próximas a realizar. Pueden ser las actividades a realizar la siguiente hora o día.

Las actividades programadas para los siguientes días, o semanas las compactamos en "proyectos". Así tendremos varios proyectos, y estos a su vez deben de reducirse a actividades sencillas que podamos manipular fácilmente. 

Las actividades que por algún motivo exterior a nosotros estén detenidas, estén delegadas o necesitan algo para poder llevarse a cabo las pondremos "en espera".

Por último tenemos las acciones que queremos realizar "algún día".

El siguiente paso es la revisión, la cual se recomienda hacer 1 o 2 veces al día. En este paso verificamos el estado de las actividades y si han cambiado su estado las trasladaremos al lugar correspondiente; si ya no nos interesan o se han completado las eliminamos.

Los 4 pasos fundamentales

Recopilar

Captura de ideas, tareas, recordatorios, cosas que hay que hacer..

Todo va a un lugar llamada inbox

En cuanto aparezca la idea-tarea... mandarla al inbox

No hagas nada más, solo asegurarte de enviarla ahí.

Procesar

Es el momento de "sacar" las cosas del Inbox.

¿Requiere acción? Delégala o asígnala a carpeta

¿No requiere una acción? Archívala o elimínala.

Aplica la regla de los 2 minutos de forma estricta: Si lo que tengo en el inbox lo puedo hacer en 2 minutos lo hago. (llamada, correo breve, etc.)

Organizar

Organizamos por carpetas lo asignado anteriormente.

Carpeta: Próximo.

Carpeta o carpetas: Proyecto.

Carpeta: En Espera.

Carpeta: Algún día o tal vez...

Revisar

Chequea el estado de tus tareas y proyectos.

Hazlo "siempre que puedas" o una vez al día.

Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro.

Proceso ágil, pero asegura el éxito del método.

Hasta aquí como introducción y como un panorama general, una vez que lea el libro podré dar más detalles de los pasos y sus características.